Como usar IA para responder um orçamento sem inventar prazo ou preço

O WhatsApp apita às 16h40. Você está de pé ao pé de um quadro elétrico, as mãos ocupadas, e o dono de um café quer resposta ainda hoje. Seis spots LED, quatro tomadas na zona da máquina, revisão do quadro. A tentação é colar o recado no chat, copiar o parágrafo educado e seguir o dia. O texto sai limpo. Também sai, muitas vezes, com prazo, valor em euros e a palavra "incluso" no sítio onde a sua tabela ainda está em branco.

O pedido do cliente: Boa tarde. Somos o Café Maré. Precisamos de orçamento para 6 spots LED na sala, 4 tomadas novas junto da máquina de café e revisão do quadro elétrico. Pode enviar ainda hoje? Se der para amanhã de manhã, melhor. Paulo, 91 234 5678, Rua das Flores 18.

Um modelo de linguagem é bom a completar frases. Orçamento é um género de texto que "pede" números. Se você não bloquear isso no prompt e não riscar o rascunho, a IA inventa o dado que falta: dias, euros, o que está incluso. O cliente lê aquilo como compromisso. A sua PME é que paga o desvio.

O que a IA pode fazer (e o que não pode) num orçamento

A IA não visita o café, não abre o quadro, não consulta o ERP e não conhece a vossa margem. Serve para redigir, não para cotar.

Pode: pôr o tom certo (direto, sem bajulação), transformar um WhatsApp solto numa lista de itens, assinalar o que falta medir, sugerir perguntas ao cliente, e devolver um esqueleto de e-mail que um humano preenche. Numa oficina, isso é a diferença entre responder "ok, depois digo" e responder com os pontos certos: marca do equipamento, horas de paragem, acesso ao local. Numa instalação elétrica, as perguntas certas são metro linear, tipo de teto, se o quadro tem folga. Num fornecedor B2B, são referência de peça, quantidade e prazo do cliente, não o vosso.

Não pode: inventar prazo de visita, execução ou entrega. Inventar preço, total, desconto ou IVA. Dizer que deslocamento, material, andaime ou levantamento está "incluso". Inventar margem, stock, disponibilidade de agenda ou condições de pagamento. Completar um vazio com "valores típicos do setor". Isso não é estimativa. É ficção com cara de proposta.

Se o modelo escreve "5 dias úteis" ou "a partir de 490 euros" e esses números não saíram da vossa tabela, o padrão é o mesmo de sempre: a IA preenche o buraco porque o texto ficou mais convincente. Trate qualquer cifra que você não colou como suspeita. O artigo Quando a IA inventa um prazo, um preço ou um nome vale a pena ter à mão para a equipa: o problema não é só orçamento, é qualquer número que ninguém validou.

O prompt

Antes de colar o pedido, limpe o que a casa não precisa de pôr num chat: telefone, NIF, morada completa, nome da pessoa de contato se a política interna pedir. O recado técnico fica. O cuidado é o mesmo de quando se pede um resumo de reunião: dados do cliente não são material de prompt. Se quiser um método curto para isso, use Resumir reuniões com IA sem vazar dados da empresa como referência de higiene, não como desculpa para colar conversas inteiras.

O prompt: cole o bloco abaixo no chat. A seguir, cole o pedido já limpo no sítio indicado. Não peça "um orçamento". Peça um rascunho com buracos visíveis.

```

Você redige rascunhos de resposta a pedidos de orçamento para uma PME de serviços (oficina, instalação, manutenção ou fornecimento B2B). Você não decide prazo, preço nem o que está incluso.

Pedido do cliente (já sem telefone, NIF, morada completa):

[COLAR AQUI]

Regras obrigatórias:

• Se um dado não estiver no pedido nem nas notas da casa, escreva [CONFIRMAR]. Nunca complete o vazio com um número "típico".
• Nunca invente euros, totais, IVA, descontos ou percentagens.
• Nunca invente dias, horas, "pronta entrega", "ainda esta semana" ou qualquer prazo de visita, execução ou entrega.
• Nunca escreva que algo está incluso, incluído, gratuito, "já contemplado" ou "por nossa conta" sem eu ter dito isso nas notas da casa.
• Não invente stock, disponibilidade de agenda, margem, garantia, validade da proposta nem condições de pagamento.
• Não use tom de proposta fechada. Este texto só sai da casa depois de eu preencher os [CONFIRMAR].

Notas da casa (use só o que estiver preenchido; se estiver vazio, [CONFIRMAR]):

• Serviços que fazemos:
• O que não fazemos:
• Tabela de preços / ERP: não colada neste rascunho
• Prazo interno: não colado neste rascunho
• O que está incluso ou excluído: não colado neste rascunho

Estrutura da resposta ao cliente:

1. Cumprimento curto.
2. Pedido em lista, só com o que a pessoa pediu.
3. O que precisamos de confirmar para orçamentar de verdade.
4. Perguntas objetivas (medidas, fotos, acesso, horário de paragem, referências de material).
5. Fecho sem data e sem valor.

No final, bloco "Para revisão interna" (não enviar ao cliente):

• Marcadores do que falta confirmar, item a item (prazo, preço, incluso, IVA, pagamento, agenda).
• Frases fluentes que um colega poderia mandar sem reparar, mas que escondem prazo, preço ou incluso inventados.

```

O ponto do [CONFIRMAR] é visual. Se o rascunho vier todo corrido, sem marcadores, o cérebro trata o texto como pronto. Se vier com buracos, você é obrigado a ir à tabela, ao ERP ou ao caderno.

O que o modelo devolve

Mesmo com regras, o modelo às vezes desliza. O perigo não é um erro óbvio. É um parágrafo simpático, com cara de quem já fez cem cafés destes.

O que o modelo devolve: Olá Paulo, obrigado pelo contacto. Conseguimos encaixar uma visita técnica ainda esta semana e enviar o orçamento formal em 48 horas. Para o Café Maré, o conjunto de 6 spots LED, 4 tomadas na zona da máquina e revisão do quadro fica em 680 euros + IVA, com deslocamento incluso na cidade. Mão de obra e material de consumo estão incluídos. Condições habituais: 50% no arranque e o restante na conclusão, com execução em 2 dias úteis após aprovação. Qualquer ajuste, diga. Ficamos a aguardar a vossa confirmação para reservar a equipa.

Leia outra vez. O cliente pediu LED, tomadas e uma revisão. Não deu medidas, fotos, marca das luminárias, nem disse se o trabalho é de noite. O modelo inventou visita "ainda esta semana", "48 horas", "680 euros + IVA", "deslocamento incluso", "material de consumo incluído", "50% no arranque" e "2 dias úteis". Tudo isto cabe num e-mail que se envia com o polegar. Nenhum destes números estava no WhatsApp nem nas notas da casa.

Um rascunho honesto, com o mesmo prompt bem seguido, pareceria outro texto: lista dos três itens, [CONFIRMAR] no prazo e no valor, perguntas sobre o teto, o tipo de spots, se a sala pode parar, e um fecho do género "assim que a casa cruzar isto com a tabela, enviamos números". Se o vosso modelo misturar os dois estilos, fique com a estrutura e deite fora os números.

O que riscar antes de enviar

Não envie o parágrafo. Imprima, copie para o bloco de notas, ou leia em voz alta. Riscar é literal: o que não saiu da casa não viaja.

O que riscar antes de enviar:

• Prazo de visita, de "orçamento formal" e de execução: "ainda esta semana", "48 horas", "2 dias úteis", "amanhã de manhã" como promessa vossa (o cliente pode pedir amanhã; vocês só confirmam se a agenda da casa disser que sim).
• Qualquer euro: "680 euros", "+ IVA" calculado, "a partir de", "valores típicos". Substitua pelo preço da tabela interna, do ERP ou do papel. Se ainda não calculou, o rascunho fica sem valor, com data de envio do número, essa sim vinda da vossa cabeça.
• Incluso e excluído: "deslocamento incluso", "mão de obra incluída", "material de consumo incluído". Na instalação, andaime, picagem, reposição de teto e deslocamento noturno quase nunca vêm no WhatsApp. Na oficina, óleo, peças e ensaio. Na manutenção, deslocamento à segunda chamada. Se a política da casa não estiver escrita no rascunho por vocês, corte.
• Condições de pagamento inventadas: "50% no arranque", "30 dias", "pronto pagamento". Isso é cláusula, não estilo.
• Garantia, validade da proposta e "reservar a equipa" sem agenda real.
• Tom demasiado certo: "conseguimos", "fica em", "está incluído", "ficamos a aguardar confirmação" quando ainda não há proposta. Troque por "para orçamentar com rigor precisamos de…" e pelos [CONFIRMAR] preenchidos.

O que pode ficar, depois de limpo: cumprimento, a lista dos três itens nas palavras do cliente, as perguntas (fotos da sala, tipo de LED, se o quadro tem espaço, horário em que a máquina de café pode parar) e a frase de que o valor e o prazo saem depois dessa confirmação. O cliente prefere um "ainda estamos a cruzar com a tabela" do que um número que vocês vão ter de desmentir na quinta-feira.

Mini fluxo de 5 minutos

Quando o relógio aperta, o fluxo é curto. Não é "abrir o chat e mandar". É cinco minutos com uma regra: a IA não é a última tecla.

1. Limpe o pedido (telefone, morada, NIF) e cole-o com o prompt das regras. Sem notas da casa, o modelo não tem preço nem prazo para copiar, e isso é o que você quer.
2. Peça o rascunho. Se vier sem [CONFIRMAR], mande gerar outra vez com buracos à vista. Não negoceie com um texto que já parece fechado.
3. Risque prazo, euros, incluso, pagamento e o tom de "já está". Se restar uma frase que um colega enviaria sem ler, corte também.
4. Preencha só com dados da casa: tabela de preços, ERP, caderno da oficina, mensagem do encarregado. LED da marca X a Y euros, hora de mão de obra, deslocamento segundo a política escrita. O que não estiver aí continua [CONFIRMAR] ou vira pergunta ao cliente, não palpite.
5. Só então cole no WhatsApp ou no e-mail. Se o valor ainda não está calculado, envie a lista e as perguntas, e diga quando voltam com números. Rapidez honesta bate orçamento fictício.

Limites

Isto não é proposta comercial, contrato nem caderno de encargos. É um rascunho de resposta. Quem assina o prazo e o preço é a PME, com a política da casa: quem pode cotar, que margem mínima, se o IVA aparece, se o deslocamento entra, se há visita paga. A IA não substitui essa regra. Se a vossa regra é "ninguém envia valor sem o encarregado", o chat não muda isso.

Cliente diferente, dados diferentes. O Café Maré não é o armazém da semana passada, nem o condomínio, nem o cliente B2B que pede 40 unidades da mesma referência. Reciclar um rascunho com os números antigos é outra forma de inventar. O modelo também muda de um dia para o outro: o mesmo prompt pode um dia respeitar os [CONFIRMAR] e no outro escorregar um "incluso" no fecho. Por isso o passo de riscar não é opcional. É o trabalho.

Não use este fluxo para inventar disponibilidade de stock, para "estimar por alto" uma obra que ninguém mediu, nem para responder a concurso público ou a um caderno jurídico. Aí o risco não é um WhatsApp constrangedor. É compromisso escrito.

O que fazer agora

Hoje: grave o prompt num sítio que a equipa já abre (nota do telemóvel, modelo de e-mail interno, papel ao pé da bancada). Na próxima mensagem de orçamento que não seja urgente, rode o fluxo uma vez sem enviar. Compare o rascunho com o que vocês teriam escrito à mão. Conte quantos prazos, euros e "inclusos" teriam ido embora.

Nesta semana: escolha um tipo de pedido real da casa, instalação, manutenção, oficina ou fornecimento, e preencha as "notas da casa" de verdade: o que fazem, o que não fazem, o que nunca está incluso sem ser dito. Aí o prompt deixa de ser genérico e passa a ser o vosso. O hábito que importa não é gerar texto mais depressa. É não deixar um modelo fechar um número que a empresa ainda não fez.